E-mails et fraudes : quels réflexes adopter au cabinet ?

L’adresse affichée, le logo ou le ton du message ne suffisent pas à identifier l’expéditeur. Une urgence inattendue, une demande confidentielle, un changement de procédure ou une opération financière doivent conduire à vérifier avant de répondre.

Un changement de coordonnées bancaires ne doit pas être validé sur la seule base d’un e-mail. Le cabinet contacte le correspondant avec un numéro déjà connu, définit les personnes habilitées à valider et conserve une trace de la vérification.

Avant d’ouvrir un document ou de se connecter depuis un lien, il faut vérifier si l’envoi était attendu et si le service utilisé est habituel. En cas de doute, mieux vaut accéder au service depuis son adresse connue ou demander confirmation à l’expéditeur.

Un mot de passe, un code MFA ou un code de récupération ne doit pas être transmis par e-mail, téléphone ou messagerie. Une demande de code doit être interrompue et signalée, même si elle semble provenir d’un interlocuteur connu.

Cliquer sur un lien ou ouvrir une pièce jointe par erreur ne doit pas être dissimulé. Un signalement rapide permet au cabinet et au prestataire informatique de vérifier les comptes concernés, limiter les conséquences et conserver les informations utiles.

Le cabinet doit préciser qui vérifie les demandes financières, comment signaler un message suspect et qui contacter en cas d’erreur. La règle doit être courte, accessible et connue des avocats comme du secrétariat.